Huishoudelijk Reglement - O.J.V. De Koornbeurs

Laatst bijgewerkt: 1 november 2024

Huishoudelijk reglement

1 Algemene bepalingen

1.1 Begripsbepaling

1.1.1 In dit huishoudelijk reglement wordt verstaan onder:

a. vereniging: de vereniging, genaamd “Open Jongerenvereniging De Koornbeurs”, gevestigd te Delft;

b. leden: de leden van de vereniging zoals bedoeld in de statuten;

c. kennismakers: zij, die volgens de statuten en het huishoudelijk reglement in aanmerking zouden komen voor het lidmaatschap en zich als zodanig hebben aangemeld bij de kennismakingscommissie;

d. bestuur: het bestuur van de vereniging zoals bedoeld in de statuten;

e. doelstelling: het doel van de vereniging, zoals vastgelegd in de statuten, alsmede de uitleg die daaraan gegeven is in het door de ledenvergadering vastgestelde verenigingsbeleid;

f. beleid: gedragslijn voor de verwezenlijking van bepaalde doelstellingen. Bevat in ieder geval het gestelde doel, de ter beschikking staande middelen en het tijdpad waarin deze moeten worden verwezenlijkt in onderlinge samenhang;

g. openbaar: het toegankelijk zijn voor alle leden van vastgelegde informatie, alsmede van vergaderingen of de agenda, tijd, plaats en het verslag hiervan;

h. stemgerechtigden: zij die volgens de statuten het recht hebben om op de ledenvergadering een stem uit te brengen;

i. wisselledenvergadering: een ledenvergadering zoals gedefinieerd in de statuten met onder meer als doel het wisselen van de inzittenden van commissies;

j. bestuurswisselledenvergadering: de wisselledenvergadering rond het begin van het boekjaar, waar ook het bestuur doorgaans wisselt;

k. beleidswisselledenvergadering: de wisselledenvergadering halverwege het boekjaar, waar ook commissiebeleiden worden behandeld;

l. schriftelijk: brief- en e-mailwisseling, of het delen van vastgelegde bestanden die na publicatie niet meer gewijzigd kunnen worden;

m. uitnodiging voor de ledenvergadering: het geheel van schriftelijke aankondiging van een ledenvergadering (met tijd, datum en plaats), alsmede de bijlagen die bij deze aankondiging zijn meegestuurd of via een referentie in de aankondiging te vinden zijn;

n. contactgegevens: naam, woonadres, e-mailadres, en telefoonnummer;

o. materiële voorzieningen: voorzieningen die te maken hebben met de toegankelijkheid, inrichting en het gebruik van verschillende functies en ruimtes van de sociëteit;

p. organen: de ledenvergadering, het bestuur, bestuurlijke werkgroepen, commissies, boekhouder, kassiers, of andere instanties of personen binnen de vereniging die de taak en bevoegdheid hebben om besluiten te nemen die de vereniging als rechtspersoon binden;

q. vervaldatum: de laatst mogelijke datum om aan de betalingsverplichting te voldoen.

1.1.2 Het huishoudelijk reglement regelt zaken binnen de vereniging die de ledenvergadering nodig, nuttig of wenselijk voorkomen. Het huishoudelijk reglement regelt ten minste die zaken die volgens de statuten in reglementen moeten zijn vastgelegd.

1.2 Functioneren in het algemeen

1.2.1 De vereniging dient als geheel te functioneren.

1.2.2 De vereniging streeft naar een optimale participatie van alle leden bij de beleidsvorming en bevordert de verspreiding van voor de beleidsvorming en de beleidsuitvoering relevante informatie.

1.2.3 Taken, bevoegdheden, werkwijze en activiteiten van alle personen en organen, binnen de vereniging werkzaam, dienen intern duidelijk (her)kenbaar te zijn.

1.2.4 De vereniging streeft naar een duidelijke overleg- en coördinatiestructuur.

1.2.5 De uitwerking van de doelstelling en het beleid worden mede bepaald op basis van een regelmatige evaluatie van beide.

1.2.6 Openbaarheid met betrekking tot alle organen binnen de vereniging dient de normale toestand te zijn.

2 Leden

2.1 Lidmaatschap

2.1.1 De vereniging kent uitsluitend gewone leden.

2.1.2 Leden kunnen slechts zijn zij, die bereid zijn mee te werken aan de verwezenlijking van het doel van de vereniging.

2.1.3 Aan de installatie tot lid gaat een kennismaking vooraf, welke wordt geregeld en begeleid door de kennismakingscommissie, zo mogelijk in overleg met de kennismakers. Zij die opnieuw lid willen worden moeten opnieuw kennismaker worden.

2.1.4 Kennismakers kunnen minimaal één maand na de aanvang van hun kennismaking, en uiterlijk voor de eerste ledenvergadering na vier maanden na de aanvang van hun kennismaking, voorgedragen worden aan de ledenvergadering ter installatie tot lid. De kennismakerscommissie besluit, na overleg met de kennismaker, al dan niet tot voordragen. Als een kennismaker niet binnen 14 dagen na deze ledenvergadering is geïnstalleerd op de wijze van artikel 2.1.7 eindigt het kennismakersschap, behoudens uitzonderingen in artikel 2.1.9.

2.1.5 De kennismakingscommissie maakt met de uitnodiging voor de ledenvergadering waarop over de voordracht besloten wordt, de namen van de voor te dragen kennismakers aan de vereniging bekend. Gefundeerde bezwaren tegen de voordracht, berustend op wangedrag van de kennismaker of gemotiveerd vanuit het doel van de vereniging, dienen ten minste vijf dagen voor de dag, waarop de ledenvergadering over de voordracht besluit, bij de kennismakingscommissie te worden ingediend. De kennismakingscommissie bespreekt de bezwaren met de betrokkenen. Deze bezwaren worden aan de ledenvergadering bekend gemaakt, waarna de ledenvergadering besluit over de toelating tot het lidmaatschap. Indien aan de kennismakingscommissie geen of niet tijdig bezwaren kenbaar worden gemaakt, dan wordt door de ledenvergadering aan de voorgedragenen het lidmaatschap verleend.

2.1.6 Besluit de kennismakingscommissie een kennismaker niet voor te dragen aan de ledenvergadering als lid, dan maakt zij dit besluit en de motivatie ervan bekend aan de ledenvergadering, uiterlijk voor de eerste ledenvergadering na vier maanden na aanvang van de kennismaking. Eventueel kunnen minimaal vijf leden zelf de voordracht doen. De volgende ledenvergadering besluit dan bij meerderheid over de toelating tot het lidmaatschap.

2.1.7 Men wordt door het bestuur tot lid geïnstalleerd na ondertekening van het authentiek exemplaar van de statuten. Dit gebeurt op een datum maximaal veertien dagen na de ledenvergadering waarin tot installatie besloten wordt. De datum wordt vermeld in de aankondiging van de ledenvergadering genoemd in artikel 4.1.5.

2.1.8 Indien een kennismaker niet aanwezig is bij de installatie dient hij binnen 14 dagen na de vastgestelde datum van installatie bij het bestuur te komen om zich te laten installeren op de wijze omschreven in artikel 2.1.7.

2.1.9 Het bestuur kan op advies van de kennismakingscommissie, vóór het einde van de termijn genoemd in artikel 2.1.7, in uitzonderlijke gevallen een alternatieve datum van installatie vaststellen. Het bestuur moet hiervan melding maken op de eerstvolgende ledenvergadering.

2.1.10 Men houdt op lid te zijn bij opzegging, ontzetting of overlijden zoals geregeld in de statuten. Een opzegging door het lid dient schriftelijk te gebeuren bij het bestuur. Opzegging van het lidmaatschap door de vereniging kan, behoudens het geregelde in artikel 2.4.3, alleen door het bestuur na toestemming van de ledenvergadering.

2.2 Rechten van leden

2.2.1 Leden die niet door de ledenvergadering zijn geschorst hebben stemrecht op de ledenvergadering zoals geregeld in de statuten.

2.2.2 De leden hebben actief en passief kiesrecht op de ledenvergadering zoals geregeld in de statuten en reglementen.

2.2.3 De leden kunnen het initiatief nemen tot het houden van een ledenvergadering, zoals geregeld in de statuten en reglementen.

2.2.4 De leden hebben recht op toezending van het verenigingsblad en uitnodigingen voor de ledenvergadering. Geschorste leden behouden dit recht.

2.2.5 De leden hebben recht op het inzien en zo mogelijk verkrijgen van alle schriftelijk vastgelegde informatie aangaande de vereniging, die bij alle organen van de vereniging aanwezig is, met uitzondering van vertrouwelijke informatie.

2.2.6 De leden hebben het recht van voordracht voor alle te vervullen functies.

2.2.7 De leden hebben het recht van toegang tot het verenigingsgebouw zoals geregeld in het sociëteitsreglement.

2.2.8 De leden hebben het recht op het genieten van alle voorzieningen die de vereniging haar leden biedt, zoals geregeld in het sociëteitsreglement.

2.2.9 De leden hebben in het algemeen het recht om hun mening bekend te maken aan de vereniging in alle voor de leden beschikbare media van de vereniging.

2.2.10 Een lid kan met onmiddellijke ingang zijn lidmaatschap opzeggen binnen één maand nadat een besluit dat zijn rechten heeft beperkt of zijn verplichtingen heeft verzwaard, hem is bekend geworden of medegedeeld. Het betreffende besluit is dan op hem niet van toepassing.

2.3 Plichten van leden

2.3.1 Ieder lid werkt actief mee aan de verwezenlijking van het doel van de vereniging.

2.3.2 Ieder lid is desgevraagd verplicht bepaalde handelingen betreffende de vereniging te motiveren tegenover het bestuur dan wel de ledenvergadering.

2.3.3 Ieder lid is verplicht zijn contributie te betalen zoals bepaald in artikel 5.3.2 t/m 5.3.4.

2.3.4 Ieder lid is verplicht wijzigingen in de door hem opgegeven contactgegevens onmiddellijk schriftelijk door te geven aan het bestuur.

2.3.5 Ieder lid wordt verondersteld de statuten en de reglementen te kennen.

2.4 Maatregelen tegen leden

2.4.1 Indien een lid zich niet houdt aan zijn plicht(en), of zich schuldig maakt aan wangedrag, kunnen er maatregelen tegen hem genomen worden.

2.4.2 Het bestuur kan een lid dat handelt in strijd met statuten, reglementen of besluiten van de vereniging, of de vereniging op onredelijke wijze benadeelt, schorsen voor een periode van maximaal dertig dagen zoals geregeld in de statuten. Als het bestuur overgaat tot schorsing moet de ledenvergadering binnen de periode waarvoor het bestuur de schorsing uitgesproken heeft over de schorsing een besluit nemen. Het betrokken lid wordt schriftelijk speciaal voor deze ledenvergadering uitgenodigd. De ledenvergadering kan besluiten de schorsing te verlengen met inachtneming van de daarvoor geldende maximumtermijn, de schorsing te beëindigen, tot ontzetting uit het lidmaatschap over gaan of over te gaan tot andere maatregelen.

2.4.3 Het bestuur is slechts in geval van het ondanks betalingsherinnering niet of niet tijdige nakomen van enige financiële verplichting aan de vereniging bevoegd het lidmaatschap van het betrokken lid op te zeggen zoals geregeld in artikel 5.5.6.

2.4.4 De ledenvergadering kan een lid dat handelt in strijd met statuten, reglementen of besluiten van de vereniging, of de vereniging op onredelijke wijze benadeelt, schorsen, zoals geregeld in de statuten.

2.4.5 De ledenvergadering kan een lid dat handelt in strijd met statuten, reglementen of besluiten van de vereniging, of de vereniging op onredelijke wijze benadeelt, uit het lidmaatschap ontzetten, zoals geregeld in de statuten.

2.4.6 Een lid kan de toegang tot het gebouw en/of het gebruik van bepaalde materiële voorzieningen worden ontzegd, zoals geregeld in het sociëteitsreglement.

2.4.7 Overige maatregelen worden bepaald door de ledenvergadering.

2.4.8 Een met redenen omkleed voorstel tot maatregelen tegen een bepaald lid kan als voorstel voor de ledenvergadering worden ingediend door het daarvoor vereiste aantal leden. De eerstvolgende ledenvergadering besluit over dit voorstel.

2.4.9 Afgezien van andere maatregelen komt directe of indirecte financiële schade ten gevolge van acties gepleegd door individuele leden, dit ter beoordeling aan de ledenvergadering, volledig ten laste van deze leden.

2.4.10 Ieder lid heeft het recht aanwezig te zijn op de ledenvergadering, waarop de tegen hem te nemen maatregelen behandeld worden. Hij wordt voor deze ledenvergadering schriftelijk speciaal uitgenodigd. Op deze ledenvergadering mag hij zich tegen de te nemen maatregelen mondeling en/of schriftelijk te weer stellen.

2.4.11 Voordat wordt overgegaan tot het nemen van maatregelen pleegt het bestuur zo mogelijk overleg met de betrokkene(n).

2.4.12 Van elke maatregel die tegen een lid wordt genomen wordt het betrokken lid zo spoedig mogelijk schriftelijk op de hoogte gesteld.

2.4.13 Van alle maatregelen die tegen leden worden genomen dient de gehele vereniging zo spoedig mogelijk schriftelijk op de hoogte te worden gesteld.

2.4.14 Besluiten tot maatregelen tegen leden, genomen door de ledenvergadering, treden onmiddellijk in werking.

2.4.15 Bij incidenten van grensoverschrijdend gedrag kan het lidmaatschap worden opgezegd door de vereniging. Het bestuur kan dit besluiten zonder inspraak van de ledenvergadering enkel op basis van het advies van een vertrouwelijke vergadering.

Wat behandeld wordt in de vertrouwelijke vergadering is vertrouwelijk en de notulen hiervan worden uitsluitend vertrouwelijk behandeld.

Het bestuur en senaat stellen ieder 2 of 3 mensen aan als deelnemers aan de vertrouwelijke vergadering. Verder is voor zowel de aankaarter als beschuldigde een vertegenwoordigende VCP aanwezig.

Deelnemers aan de vertrouwelijke vergadering ontvangen minimaal 7 dagen voorafgaand een schriftelijk rapport over het incident. Dit rapport wordt opgesteld door een VCP in overeenstemming met de aankaarter. Indien mogelijk ontvangen de deelnemers ook een rapport opgesteld door een VCP in overeenstemming met de beschuldigde.

Na afloop van de vertrouwelijke vergadering wordt het bestuur schriftelijk een advies gestuurd. Het bestuur besluit op basis van dit advies of het lidmaatschap van de beschuldigde wordt beëindigd.

Als wordt besloten tot opzegging van het lidmaatschap wordt de vereniging zo snel mogelijk schriftelijk op de hoogte gesteld, en gaat de sanctie in vanaf dat moment. Verder wordt op de eerstvolgende ledenvergadering een melding gedaan van het plaatsvinden van de vertrouwelijke vergadering en de opgelegde sanctie.

Eventuele bezwaren worden individueel ingediend bij het bestuur binnen 7 dagen na de ingang van de sanctie. Wanneer ten minste 5 leden bezwaar indienen of het bestuur een bezwaar als terecht oordeelt, wordt dit binnen 6 weken behandeld op de eerstvolgende ledenvergadering.

Wanneer de relevante procedure voor de vertrouwelijke vergadering wijzigt, wordt dit binnen een week schriftelijk medegedeeld aan de leden.

3 Kennismakers

3.1 Kennismakerschap

3.1.1 Onder kennismakers wordt verstaan: zij, die volgens de statuten en huishoudelijk reglement in aanmerking zouden komen voor het lidmaatschap en zich als zodanig hebben aangemeld bij de kennismakingscommissie.

3.1.2 De kennismakingscommissie maakt de namen van de kennismakers kenbaar aan de vereniging.

3.1.3 Een kennismaker kan te allen tijde zijn kennismakersschap met onmiddellijke ingang stopzetten.

3.2 Rechten van de kennismakers

3.2.1 De kennismakers hebben recht op toezending van het verenigingsblad en uitnodigingen voor de ledenvergadering.

3.2.2 De kennismakers hebben recht op het inzien en zo mogelijk verkrijgen van alle vastgelegde informatie aangaande de vereniging, die bij alle organen van de vereniging aanwezig is, met uitzondering van vertrouwelijke informatie.

3.2.3 De kennismakers hebben het recht van toegang tot het verenigingsgebouw zoals geregeld in het sociëteitsreglement.

3.2.4 De kennismakers hebben het recht op het genieten van alle materiële voorzieningen die de vereniging haar leden biedt, zoals geregeld in het sociëteitsreglement.

3.3 Plichten van de kennismakers

3.3.1 Iedere kennismaker is verplicht, bij het aangaan van zijn kennismakerschap, de in artikel 5.3.5 genoemde vergoeding te betalen.

3.3.2 Iedere kennismaker is verplicht wijzigingen in de door hem opgegeven contactgegevens onmiddellijk schriftelijk door te geven aan het bestuur.

3.4 Maatregelen tegen kennismakers

3.4.1 Indien een kennismaker zich niet houdt aan zijn plicht(en), of zich schuldig maakt aan wangedrag, kunnen er maatregelen tegen hem genomen worden.

3.4.2 Het bestuur kan in overleg met de kennismakingscommissie iemands kennismakerschap met onmiddellijke ingang beëindigen. De betreffende kennismaker wordt hiervan zo spoedig mogelijk schriftelijk op de hoogte gesteld. Zo een besluit wordt zo snel mogelijk, met motivatie, aan de vereniging bekend gemaakt. Indien ten minste vijf leden tegen dit besluit beroep aantekenen besluit de eerstvolgende ledenvergadering over de nietigverklaring van dit besluit.

3.4.3 Een kennismaker kan de toegang tot het gebouw en/of het gebruik van bepaalde materiële voorzieningen worden ontzegd, zoals geregeld in het sociëteitsreglement.

3.4.4 Overige maatregelen worden bepaald door de ledenvergadering of door het bestuur, indien dit hiertoe door de ledenvergadering gemachtigd is. Voordat wordt overgegaan tot het nemen van maatregelen pleegt het bestuur overleg met de betrokkene(n).

3.4.5 Besluiten tot maatregelen tegen kennismakers, genomen door de ledenvergadering, treden onmiddellijk in werking.

4 Structuur

4.1 Ledenvergadering

4.1.1 De ledenvergadering is de vergadering van de leden. Toegang tot de ledenvergadering hebben alle stemgerechtigden, alsmede zij die door het bestuur en/of de ledenvergadering zijn uitgenodigd.

4.1.2 De ledenvergadering is het hoogste besluitvormend orgaan van de vereniging; zij heeft onder meer als taak:

a. het vaststellen van het verenigingsbeleid;

b. het besluiten over de toelating tot het lidmaatschap;

c. het vaststellen van de begroting en de contributies;

d. het kiezen van de leden van het bestuur en de verenigingscommissies;

e. het zo nodig instellen en opheffen van verenigingscommissies, die niet beschreven staan in het huishoudelijk reglement;

f. het zo nodig ter verantwoording roepen van het bestuur, de verenigingscommissies en de leden ervan;

g. het zo nodig overgaan tot het nemen van maatregelen tegen leden.

4.1.3 De ledenvergadering komt bijeen:

a. wanneer het bestuur dit nodig acht;

b. niet minder dan twee maal per jaar als wisselledenvergadering;

c. op verzoek van ten minste tien stemgerechtigden of ten minste één tiende van het totaal aantal stemgerechtigden;

d. op verzoek van de senaat aan het bestuur;

e. op verzoek van de FK aan het bestuur;

f. op verzoek van een commissie aan het bestuur;

g. op verzoek van Stichting Onderhoud de Koornbeurs aan het bestuur;

h. in alle andere gevallen waar de statuten en reglementen dit eisen.

4.1.4 De datum, tijd en plaats waarop de ledenvergadering bijeenkomt worden bepaald door het bestuur, met inachtneming van het bepaalde in de statuten. Bij verzoeken tot het bijeenroepen van een ledenvergadering zoals genoemd in artikel 4.1.3 c t/m g is het bestuur verplicht een ledenvergadering uit te schrijven die wordt gehouden binnen vier weken na ontvangst van genoemd verzoek. Indien aan het verzoek niet binnen veertien dagen gevolg wordt gegeven, kunnen de verzoekers zelf tot de bijeenroeping van de ledenvergadering overgaan. De verzoekers kunnen dan anderen dan bestuursleden belasten met de leiding van de ledenvergadering en het opstellen van de notulen.

4.1.5 Ten minste zeven dagen voor de dag waarop de ledenvergadering bijeenkomt, wordt de uitnodiging verstuurd aan hen die hier recht op hebben. Hierin worden de datum, tijd, plaats en de voorlopige agenda van de vergadering schriftelijk aan de stemgerechtigden bekendgemaakt, zo mogelijk voorzien van alle informatie aangaande de te behandelen punten.

4.1.6 Wanneer een verenigingscommissie of een groep van vijf of meer leden het bestuur verzoekt een onderwerp op de voorlopige agenda van de ledenvergadering op te voeren, wordt het betreffende onderwerp aan de voorlopige agenda van de ledenvergadering toegevoegd en wordt de aangeleverde informatie aangaande bedoeld onderwerp aan de eerstvolgende uitnodiging voor de ledenvergadering toegevoegd.

4.1.7 Indien een verenigingscommissie of een groep van vijf of meer leden het bestuur verzoekt een onderwerp op de voorlopige agenda van een wisselledenvergadering op te voeren, kan dit onderwerp door het bestuur doorgeschoven worden naar de eerstvolgende ledenvergadering na de wisselledenvergadering, tenzij door de reglementen een behandeltermijn van het onderwerp is gespecificeerd.

4.1.8 Het bestuur stelt de voorlopige agenda vast. De ledenvergadering kan van de volgorde afwijken, andere agendapunten opvoeren en agendapunten niet in behandeling nemen, behoudens de onderwerpen die zijn aangedragen bij verzoeken genoemd in artikel 4.1.3 c t/m g.

4.1.9 Op de agenda van iedere ledenvergadering komen naast de voorgedragen onderwerpen in ieder geval voor:

a. opening;

b. behandeling van de notulen van de vorige vergadering en de besluitenlijst;

c. behandeling van de notulen van de vorige vergadering;

d. mededelingen;

e. behandeling van de ingekomen en uitgegane stukken;

f. voordragen van nieuwe leden;

g. wat verder ter tafel komt;

h. sluiting.

4.1.10 Een stemgerechtigde kan aan een op de ledenvergadering aanwezige stemgerechtigde volmacht verlenen tot het uitbrengen van zijn stem zoals geregeld in de statuten. Deze ondertekende volmacht moet voor het begin van de ledenvergadering aan de voorzitter van de ledenvergadering worden overhandigd. Een aanwezige stemgerechtigde kan voor ten hoogste één persoon op de ledenvergadering als gevolmachtigde optreden. Deze persoon kan dan tijdens een stemming twee stemmen uitbrengen. De voorzitter van de ledenvergadering maakt bij het begin van de ledenvergadering bekend welke aanwezige stemgerechtigden ook voor welke andere stemgerechtigden stemmen.

4.1.11 Aanwezige stemgerechtigden kunnen slechts een geldige stem uitbrengen na ondertekening van de presentielijst. Eventuele volmachten worden aan de presentielijst toegevoegd.

4.1.12 De voorzitter van het bestuur, of eventueel een ander door de ledenvergadering aangewezen persoon, is de voorzitter van de ledenvergadering. De voorzitter van de ledenvergadering heeft als taak:

a. het leidinggeven aan de ledenvergadering;

b. het handhaven van de orde.

Hij heeft het recht om gedurende de ledenvergadering maatregelen te nemen tegen hen, die de orde verstoren.

4.1.13 De secretaris van het bestuur, of eventueel een ander door de ledenvergadering aangewezen persoon, is de secretaris van de ledenvergadering. Hij heeft als taak:

a. het houden van notulen van de vergadering;

b. het opstellen van de besluitenlijst, die binnen veertien dagen na de ledenvergadering schriftelijk bekend wordt gemaakt aan de vereniging;

c. het ter tekening voorleggen van een presentielijst op de ledenvergadering.

4.1.14 De notulen van de ledenvergadering en besluitenlijst worden op de daaropvolgende ledenvergadering vastgesteld. Voorstellen tot wijzigingen kunnen op de ledenvergadering worden ingediend. De notulen en besluitenlijst worden hierna op een voor leden toegankelijke wijze gepubliceerd..

4.1.15 Geen aanwezige voert het woord zonder toestemming van de voorzitter van de ledenvergadering. Deze behoeft niet meer dan driemaal over hetzelfde onderwerp aan dezelfde persoon het woord te verlenen. Als hij meent dat de vergadering voldoende is ingelicht kan hij de discussie sluiten.

4.1.16 Ingediende moties van orde worden onmiddellijk besproken en afgehandeld, wanneer zij door ten minste vijf aanwezige stemgerechtigden zijn ondertekend.

4.1.17 Wanneer de ledenvergadering bijeen is, mogen er geen activiteiten of bijeenkomsten worden georganiseerd die gericht zijn op leden.

4.2 Besluitvorming in de ledenvergadering

4.2.1 De ledenvergadering kan slechts een besluit nemen indien ten minste één tiende van het aantal stemgerechtigden aanwezig of vertegenwoordigd is, dit met inachtneming van het bepaalde in de statuten.

4.2.2 Indien het vereiste aantal stemgerechtigden niet ter vergadering aanwezig of vertegenwoordigd is, wordt het nemen van een besluit uitgesteld tot de volgende ledenvergadering, welke al dan niet speciaal hiervoor wordt uitgeschreven. Bij het desbetreffend onderwerp moet op de voorlopige agenda worden vermeld dat en waarom een besluit hieromtrent niet kon worden genomen.

4.2.3 Over een ter ledenvergadering aan de agenda toegevoegd onderwerp kan slechts een besluit worden genomen indien meer dan drie vierde van het totaal aantal stemgerechtigden aanwezig of vertegenwoordigd is én geen stemgerechtigde zich tegen het voorstel verzet; anders kan slechts een voorlopig besluit genomen worden. Een voorlopig besluit kan in de volgende ledenvergadering, met inachtneming van het bepaalde in artikel 4.1.5, definitief worden.

4.2.4 Stemming vindt alleen plaats, indien ten minste één van de aanwezige stemgerechtigden dit vraagt. Indien geen van de stemgerechtigden stemming vraagt wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

4.2.5 Stemming geschiedt bij handopsteken, tenzij ten minste één van de stemgerechtigden stemming bij hoofdelijke oproeping vraagt, of de reglementen anders voorschrijven. Stemming met betrekking tot personen geschiedt schriftelijk, door middel van gesloten en ongetekende briefjes.

4.2.6 Voorstellen worden in stemming gebracht naar orde van verste strekking. Amendementen op voorstellen worden behandeld naar orde van verste strekking, dit ter beoordeling van de voorzitter van de ledenvergadering. De voorzitter geeft een argumentatie met betrekking tot de volgorde van verstrekkendheid.

4.2.7 Indien statuten of reglementen geen andere stemmingsvorm voorschrijven wordt een voorstel geacht direct te zijn aangenomen indien het aantal voorstemmers groter is dan de som van de aantallen tegen- en blancostemmers, en direct te zijn verworpen indien het aantal tegenstemmers groter is dan de som van de aantallen voor- en blancostemmers. Indien het aantal voor- en tegenstemmen gelijk is, wordt het voorstel geacht te zijn verworpen, mits er geen blanco stemmen zijn uitgebracht.

4.2.8 Indien een voorstel noch direct is aangenomen, noch direct is verworpen, volgt er een tweede stemronde, waarbij de mogelijkheid tot blanco stemmen vervalt. In deze tweede stemronde wordt een voorstel geacht te zijn aangenomen indien het aantal stemmen voor groter is dan het aantal stemmen tegen. In alle andere gevallen wordt het voorstel geacht te zijn verworpen.

4.2.9 Bij stemmingen omtrent onderwerpen waarbij een normale meerderheid van stemmen niet voldoende is om een voorstel aan te nemen of te verwerpen, is er geen mogelijkheid tot blanco stemmen.

4.2.10 De voorzitter van de ledenvergadering draagt zorg voor het tellen van de stemmen.

4.2.11 Een stemming is ongeldig, wanneer ongeregeldheden zijn geconstateerd, zulks ter beoordeling aan de ledenvergadering, tenzij blijkt dat de ongeregeldheden geen doorslaggevende invloed op de stemming hebben gehad.

4.3 Verkiezingen

4.3.1 Bij een verkiezing voor een functie die door de ledenvergadering wordt ingesteld en die niet grotendeels dient om het bestuur te controleren wordt de volgende procedure gevolgd:

a. ten minste zes weken voorafgaande aan de ledenvergadering waarop de verkiezing wordt gehouden, maakt het bestuur de te vervullen vacature(s) bekend;

b. kandidaatstelling kan geschieden bij het bestuur tot vier weken voor de ledenvergadering waarop de verkiezing gehouden zal worden;

c. voor elk orgaan gaan het bestuur en de kandidaten voor dat orgaan in overleg met als doel bij elke functie een definitieve kandidaat vast te stellen;

d. de definitieve kandidaten worden aan de ledenvergadering bekend gemaakt met de uitnodiging voor de ledenvergadering.

4.3.2 Bij een verkiezing voor een functie die door de ledenvergadering wordt ingesteld en die wel grotendeels dient om het bestuur te controleren wordt de volgende procedure gevolgd:

a. ten minste zes weken voorafgaande aan de ledenvergadering waarop de verkiezing wordt gehouden maakt het bestuur de ter vervullen vacatures bekend;

b. kandidaatstelling geschiedt bij het bestuur;

c. het bestuur ziet er op toe dat voldoende kandidaten zich beschikbaar stellen;

d. alle kandidaten worden als zijnde definitieve kandidaten aan de ledenvergadering voorgelegd door het bestuur.

4.3.3 Indien er evenveel definitieve kandidaten zijn als te vervullen functies wordt de volgende procedure gevolgd:

De definitieve kandidaten worden verkozen verklaard als de ledenvergadering geen stemming verlangt. Besluit de ledenvergadering tot stemming, dan wordt per definitieve kandidaat gestemd volgens de procedure in artikel 4.2.5.

4.3.4 Als er meer definitieve kandidaten zijn dan te vervullen functies, dan wordt de volgende procedure gevolgd:

a. iedere stemgerechtigde vult op zijn stembriefje ten hoogste zoveel verschillende namen van definitieve kandidaten in als er te vervullen functies zijn. Een stembriefje dat minder namen bevat wordt geacht het complementaire aantal blanco stemmen te bevatten. Een stembriefje waarop toch meer namen zijn ingevuld, is ongeldig en telt niet mee voor de uitslagbepaling;

b. van die definitieve kandidaten die een gewone meerderheid van stemmen op zich hebben verenigd, wordt steeds de definitieve kandidaat met de meeste stemmen verkozen verklaard, tot alle te vervullen functies zijn bezet;

c. indien dit criterium geen uitsluitsel biedt, of na de eerste stemronde nog niet alle functies zijn bezet, wordt een tweede ronde gehouden. Verkiesbaar in deze ronde wordt steeds die definitieve kandidaat verklaard die in de eerste ronde de meeste stemmen heeft behaald, tot er één definitieve kandidaat meer is dan het aantal overblijvende functies;

d. indien bij de selectie uit de definitieve kandidaten volgens lid c. blijkt dat enige definitieve kandidaten een gelijk aantal stemmen hebben behaald, en in aanmerking zouden komen voor verkiesbaarheid in de tweede stemronde, zijn de betreffende definitieve kandidaten allen verkiesbaar;

e. van die definitieve kandidaten die in de tweede stemronde de gewone meerderheid op zich hebben verenigd, wordt steeds de definitieve kandidaat met de meeste stemmen verkozen verklaard, tot alle functies zijn bezet.

4.3.5 Verkozen kandidaten worden na hun verkiezing met onmiddellijke ingang in hun functie geïnstalleerd, tenzij de ledenvergadering een ander moment vaststelt.

4.4 Schorsing en ontslag uit functie

4.4.1 De ledenvergadering kan iemand die zij heeft geïnstalleerd in een functie met onmiddellijke ingang schorsen, dat wil zeggen: tijdelijk uit zijn functie zetten. Dit dient te geschieden onder opgaaf van redenen en voor een maximumtermijn van acht weken.

4.4.2 De ledenvergadering kan iemand die zij heeft geïnstalleerd in een functie, onder opgaaf van redenen, met onmiddellijke ingang uit zijn functie ontslaan.

4.5 Bestuur

4.5.1 De leden van het bestuur worden geïnstalleerd door de ledenvergadering. Het bestuur is verantwoording verschuldigd aan de ledenvergadering.

4.5.2 De leden van het bestuur worden aangesteld voor een termijn van hoogstens dertien maanden. Zij kunnen zich opnieuw verkiesbaar stellen.

4.5.3 Het bestuur bestaat uit minstens vijf en hoogstens acht personen. Naast de in de statuten genoemde voorzitter, secretaris en penningmeester, heeft verder een plaatsvervangend voorzitter zitting. Als een tweede penningmeester zitting heeft, delen de penningmeesters de taken en bevoegdheden die genoemd worden in de reglementen.

4.5.4 De leden van het bestuur mogen bij aanstelling geen schuld bij de vereniging hebben die hoger is dan een jaar aan contributie, behoudens uitzondering door de ledenvergadering.

4.5.5 Het bestuur kan een lid van het bestuur als bestuurslid schorsen, dat wil zeggen tijdelijk uit zijn functie zetten, voor een periode van maximaal dertig dagen. De ledenvergadering moet binnen deze termijn hierover een besluit nemen. De ledenvergadering kan besluiten de schorsing te verlengen binnen de daarvoor geldende maximumtermijn, de schorsing te beëindigen, tot ontslag over te gaan of over te gaan tot andere maatregelen.

4.5.6 Het bestuur handhaaft de statuten en het huishoudelijk reglement. Tot zijn werkzaamheden behoren onder andere:

a. het leiding geven aan de vereniging;

b. het coördineren van verenigingscommissies;

c. het signaleren van gebreken in het functioneren van verenigingscommissies en de vereniging en het op de ledenvergadering aan de orde stellen van deze gebreken en meningsverschillen;

d. het uitvoeren van wettige besluiten van de ledenvergadering, voor zover deze op hem betrekking hebben;

e. het behartigen van de belangen van de leden voor zover dat op zijn weg ligt;

f. het stimuleren van activiteiten binnen het kader van de doelstelling;

g. het vertegenwoordigen van de vereniging binnen zijn taken en bevoegdheden en het eventueel overdragen van deze taak aan één of meer leden;

h. het behandelen van de lopende verenigingszaken;

i. het beheren van de sociëteit zoals geregeld in het sociëteitsreglement;

j. het zorg dragen voor het onderhoud van de sociëteit;

k. het coördineren van de vorming van het verenigingsbeleid zoals geregeld in artikel 4.11.1.

4.5.7 Het bestuur kan zich in zijn taken laten bijstaan door een of meer bestuurlijke werkgroepen, zoals geregeld in artikel 4.6.

4.5.8 De voorzitter heeft de algemene leiding van het bestuur. Hij zit in het algemeen de ledenvergadering voor, zoals geregeld in artikel 4.1.12.

4.5.9 De plaatsvervangend voorzitter vervangt zo nodig de andere bestuursleden en in het bijzonder de voorzitter.

4.5.10 De secretaris voert de correspondentie. Hij houdt hiervan een afschrift en bewaart de ingekomen stukken. Hij is verantwoordelijk voor het archief van de vereniging. Hij bewaart het authentiek exemplaar van de statuten en de authentieke exemplaren van de reglementen. Hij houdt een lijst met contactgegevens bij van leden. Hij moet desgevraagd aan de leden inzage verlenen van de onder hem berustende stukken, met uitzondering van vertrouwelijke informatie.

4.5.11 De penningmeester is belast met het innen en beheren van de gelden van de vereniging. In geval van wanbeheer, te bepalen door de ledenvergadering, is hij verplicht in de kas aan te vullen wat door zijn schuld ontbreekt en/of is gederfd.

4.5.12 Het bestuur stelt zo spoedig mogelijk na zijn aantreden een bestuursbeleid op en stelt dit ter discussie op de ledenvergadering. Het is over het bestuursbeleid en de uitvoering ervan verantwoording verschuldigd aan de ledenvergadering.

4.5.13 Behoudens in vertrouwelijke gevallen zijn de vergaderingen van het bestuur openbaar.

4.6 Bestuurlijke werkgroepen

4.6.1 Er kunnen bestuurlijke werkgroepen zijn. Deze hebben altijd een doel van tijdelijke aard. Het bestuur besluit over instelling en samenstelling. Instelling en samenstelling moeten medegedeeld worden op de ledenvergadering.

4.6.2 Binnen de taakstelling en bevoegdheden van het bestuur worden de taakstelling en bevoegdheden van de bestuurlijke werkgroepen vastgesteld door het bestuur.

4.6.3 Bestuurlijke werkgroepen zijn verantwoording verschuldigd aan het bestuur.

4.6.4 Behoudens in vertrouwelijke gevallen zijn de vergaderingen van bestuurlijke werkgroepen openbaar.

4.7 Verenigingscommissies

4.7.1 Verenigingscommissies worden ingesteld door de ledenvergadering ten dienste van de vereniging en zijn verantwoording verschuldigd aan de ledenvergadering.

4.7.2 Over haar financieel beheer is een verenigingscommissie tevens verantwoording verschuldigd aan de penningmeester(s) van het bestuur.

4.7.3 Verenigingscommissies worden door de wisselledenvergadering uit de leden van de vereniging verkozen en geïnstalleerd voor een termijn die loopt tot de volgende wisselledenvergadering.

4.7.4 Lidmaatschap van een commissie kan slechts eindigen:

a. door beëindiging van het lidmaatschap van de vereniging;

b. wanneer de termijn, zoals genoemd in artikel 4.7.3, voor de betreffende persoon is afgelopen;

c. door ontslag door de ledenvergadering.

4.7.5 Taken en bevoegdheden van een verenigingscommissie worden vastgesteld dan wel gewijzigd door de ledenvergadering.

4.7.6 Een verenigingscommissie heeft betreffende haar commissiebeleid de volgende taken:

a. het uitvoeren van het door de ledenvergadering vastgestelde commissiebeleid;

b. het minstens één maal per jaar evalueren van het gevoerde beleid en hiervan aan de vereniging verslag doen;

c. het jaarlijks presenteren van het commissiebeleid aan de wisselledenvergadering.

4.7.7 Een verenigingscommissie heeft betreffende haar financiën de volgende taken:

a. het jaarlijks vaststellen van een commissiebegroting en deze maximaal twee maanden na aanvang van het boekjaar voorleggen aan de FK;

b. het jaarlijks vaststellen van een commissieafrekening en deze, maximaal twee maanden na afsluiten van het boekjaar, voorleggen aan de FK;

c. het oplossen van eventuele tekorten op de commissieafrekening, mogelijk door, maar niet beperkt tot werkacties, voorstellen op de ledenvergadering en/of sponsoring, indien noodzakelijk via hoofdelijke verdeling van de tekorten.

4.7.8 De ledenvergadering kan een verenigingscommissie een volmacht verlenen om de vereniging binnen de grenzen van die volmacht te vertegenwoordigen.

4.7.9 Behoudens in vertrouwelijke gevallen zijn de vergaderingen van verenigingscommissies openbaar.

4.7.10 Elke commissie heeft tenminste drie leden: een voorzitter, een secretaris en een penningmeester.

4.7.11 De vereniging kent ten minste de volgende commissies:

a. een commissie verantwoordelijk voor het verzorgen van de licht- en geluidstechniek;

b. een commissie verantwoordelijk voor het onderhouden en bemannen van het keldercafé;

c. een commissie verantwoordelijk voor het onderhoud en de uitstraling van de sociëteit;

d. een commissie verantwoordelijk voor het organiseren van diverse activiteiten;

e. een commissie verantwoordelijk voor het begeleiden van kennismakers tot leden die bij de vereniging betrokken zijn;

f. een commissie verantwoordelijk voor het werven van kennismakers tijdens de ontvangstweek in Delft;

g. een commissie verantwoordelijk voor het periodiek uitbrengen van het verenigingsblad;

h. een kascommissie die jaarlijks het jaarverslag, voor goedkeuring door de ledenvergadering, op getrouwheid onderzoekt. De kascommissie kan geen personen bevatten die voor de totstandkoming van het jaarverslag een financiële verantwoordelijkheid hebben gehad;

i. een acquisitiecommissie verantwoordelijk voor het verwerven van middelen voor de vereniging;

j. een commissie verantwoordelijk voor de IT binnen de vereniging.

4.7.12 Commissies die niet worden genoemd in het huishoudelijk reglement worden door de ledenvergadering bij afzonderlijk besluit ingesteld en opgeheven. Het instellingsbesluit regelt ten minste de samenstelling, taakomschrijving, bevoegdheden en werkwijze van de in te stellen verenigingscommissies.

4.7.13 De naam van een commissie dient te eindigen met ‘kie’ of ‘ki’. De kascommissie is hiervan uitgezonderd. Overige groeperingen en andere organen hebben geen naam die eindigt op ‘kie’, ‘ki’, of iets dat als een van deze verstaan kan worden.

4.7.14 Een lid kan niet plaatsnemen in meer dan twee commissies tenzij het bestuur en de potentiële commissiegenoten van het lid hier expliciet toestemming voor geven.

4.7.15 Voor de kascommissie is artikel 4.7.3 niet van toepassing. De kascommissie wordt door de ledenvergadering uit de leden van de vereniging gekozen en de leden van deze commissie worden geïnstalleerd voor een periode van maximaal 13 maanden.

4.7.16 Voor de commissie verantwoordelijk voor het werven van kennismakers tijdens de ontvangstweek in Delft is artikel 4.7.3 niet van toepassing. Deze commissie wordt door de wisselledenvergadering uit de leden van de vereniging gekozen en geïnstalleerd voor een periode van maximaal 13 maanden.

4.8 Senaat

4.8.1 Er is een senaat. Hier zitten minstens vijf leden, waarvan minstens één lid van het bestuur van het voorgaande jaar en één oud-penningmeester van de vereniging. Zij adviseert het bestuur, de ledenvergadering en de verenigingscommissies. Zij houdt de situatie wat betreft financiën, veiligheid en regelgeving binnen de vereniging in het oog en kaart misstanden hieromtrent aan.

4.8.2 De senaat wordt door de wisselledenvergadering uit de leden van de vereniging verkozen en geïnstalleerd voor een termijn die loopt tot de volgende wisselledenvergadering.

4.8.3 Lidmaatschap van de senaat kan slechts eindigen:

a. door beëindiging van het lidmaatschap van de vereniging;

b. wanneer de termijn, zoals genoemd in artikel 4.8.2, voor de betreffende persoon is afgelopen;

c. door ontslag door de ledenvergadering.

4.9 FK

4.9.1 Er is een financieel adviesorgaan, genaamd FK. Hier zitten minstens vijf leden, waarvan minstens een penningmeester van het bestuur, een kassier en een boekhouder. Zij adviseert het bestuur, de ledenvergadering en de verenigingscommissies op financieel gebied. Zij houdt de situatie wat betreft financiën binnen de vereniging in het oog en kaart misstanden hieromtrent aan.

4.9.2 De FK wordt door de wisselledenvergadering uit de leden van de vereniging verkozen en geïnstalleerd tot de volgende wisselledenvergadering na advies van de senaat.

4.9.3 Lidmaatschap van de FK kan slechts eindigen:

a. door beëindiging van het lidmaatschap van de vereniging;

b. wanneer de termijn voor de betreffende persoon is afgelopen;

c. door ontslag door de ledenvergadering.

4.9.4 Leden van de FK hebben toegang tot de vertrouwelijke financiële gegevens van de vereniging om haar werk te kunnen verrichten.

4.9.5 De FK kent jaarlijks begrotingstotalen aan commissies toe op basis van de verwachte inkomsten van het komende jaar.

4.9.6 De FK legt eenmaal per jaar de afrekeningen en begrotingen van commissies voor aan de ledenvergadering.

4.10 Vertrouwenscontactpersonen (VCP’s)

4.10.1 Er zijn vertrouwenscontactpersonen (VCP’s). De vereniging heeft minimaal twee VCP’s. Vertrouwenscontactpersonen zijn door de leden te benaderen om in vertrouwen mee te kunnen praten, of om bijvoorbeeld advies te vragen wanneer het sociale veiligheid of mentaal welzijn van het lid zelf of van andere leden betreft. VCP’s dienen, voor actief te worden als VCP, een daarvoor bestemde cursus gevolgd te hebben.

Alle gesprekken met VCP’s dienen uitsluitend vertrouwelijk behandeld te worden, tenzij de betrokkenen anders besluiten of wanneer uit desbetreffende informatie blijkt dat zij een gevaar voor henzelf of anderen vormen.

4.10.2 VCP’s worden door de ledenvergadering uit de leden van de vereniging verkozen en geïnstalleerd voor een termijn van hoogstens zeven maanden. Zij kunnen zich opnieuw beschikbaar stellen.

4.10.3 Het zijn van een vertrouwenscontactpersoon kan slechts eindigen:

a. door beëindiging van het lidmaatschap van de vereniging;

b. door bedanken door de vertrouwenscontactpersoon;

c. wanneer de termijn voor de betreffende persoon is afgelopen;

d. door ontslag door de ledenvergadering.

4.11 Overige groeperingen

4.11.1 Onder overige groeperingen wordt verstaan: alle groeperingen binnen de vereniging die niet in de reglementen worden genoemd.

4.11.2 Totstandkoming en ontbinding van overige groeperingen dient medegedeeld te worden aan de ledenvergadering.

4.11.3 Ieder groepering heeft ten minste een voorzitter. Van een wisseling van voorzitter dient melding gemaakt te worden aan de ledenvergadering.

4.12 Diversen

4.12.1 Het bestuur doet een voorstel voor het verenigingsbeleid en stelt het verenigingsbeleid minimaal één maal per jaar ter discussie op de ledenvergadering.

4.12.2 De ledenvergadering kan volmacht verlenen aan één of meer personen om de vereniging binnen de grenzen van die volmacht te vertegenwoordigen. De termijn van de volmacht moet bij de verlening ervan nauwkeurig worden aangegeven.

5 Geldmiddelen

5.1 Jaarverslag

5.1.1 Het boekjaar loopt van één september tot en met eenendertig augustus.

5.1.2 Binnen vier maanden na afloop van het boekjaar, behoudens verlenging van deze termijn door de ledenvergadering, legt het bestuur het verslag van het afgelopen boekjaar ter goedkeuring aan de ledenvergadering voor. De ledenvergadering besluit hierover na advies van de FK. Bij het jaarverslag zijn op de ledenvergadering de bevindingen van de kascommissie gevoegd.

5.1.3 Het jaarverslag bevat ten minste de balans van bezittingen en schulden van het einde van het boekjaar en de staat van baten en lasten over het boekjaar, met een toelichting van beide. Uit het jaarverslag moet het financiële resultaat van de vereniging en haar activiteiten blijken.

5.1.4 Het bestuur maakt het jaarverslag en het bevindingenrapport van de kascommissie bekend middels de uitnodiging voor de ledenvergadering zoals beschreven in artikel 4.1.5. Na goedkeuring van het jaarverslag wordt deze als los document beschikbaar gemaakt, inclusief wijzigingen door de ledenvergadering, het bevindingenrapport van de kascommissie en het advies van de FK. Het bestuur kondigt de beschikbaarheid van dit document aan middels de besluitenlijst van de ledenvergadering waarin het jaarverslag is behandeld.

5.1.5 Het bestuur doet de kascommissie, ten minste zes weken voor de dag waarop de ledenvergadering over het jaarverslag besluit, de stukken toekomen. Alle organen van de vereniging zijn verplicht aan de kascommissie ten behoeve van haar onderzoek alle door haar gevraagde inlichtingen te verschaffen, haar desgewenst de kas en de waarden te tonen, en inzage in de boeken en bescheiden van de vereniging te geven. De kascommissie dient vertrouwelijke stukken overeenkomstig te behandelen.

5.1.6 Bij wisseling tijdens het boekjaar blijven de aftredende bestuursleden verantwoordelijk voor het jaarverslag en over de financiën van de vereniging over dat gedeelte van het boekjaar dat zij in functie waren. Deze verantwoordelijkheid eindigt op het moment dat het jaarverslag van het boekjaar waarin zij zijn afgetreden wordt goedgekeurd door de ledenvergadering.

5.1.7 Binnen drie maanden na het aflopen van de eerste helft van het boekjaar legt het bestuur een halfjaarlijks financieel verslag voor aan de ledenvergadering.

5.2 Begrotingen

5.2.1 Jaarlijks stelt de ledenvergadering op de bestuurswisselledenvergadering de begroting voor het komend boekjaar vast, op gemotiveerd voorstel van het bestuur, en na advies van de FK.

5.3 Inkomsten

5.3.1 De geldmiddelen van de vereniging kunnen voortvloeien uit:

a. contributies;

b. barinkomsten;

c. kennismakersvergoedingen;

d. hoofdelijke omslagen;

e. donaties;

f. boetes;

g. subsidies, schenkingen, erfstellingen en legaten;

h. entreegelden;

i. andere inkomsten.

5.3.2 Alle leden zijn een gelijke contributie verschuldigd. Wijziging in de hoogte van de contributie wordt door de ledenvergadering vastgesteld na advies van de FK.

5.3.3 De contributies worden geïnd door de penningmeester van het bestuur.

5.3.4 Zij die lid zijn op de eerste van de maand zijn de contributie van die maand verschuldigd.

5.3.5 De kennismakers betalen een vergoeding voor de ten behoeve van hun kennismaking gemaakte kosten. De hoogte van deze vergoeding wordt vastgesteld door de ledenvergadering na advies van de kennismakingscommissie.

5.3.6 In geval van financieel tekort kan het bestuur bij de ledenvergadering een voorstel tot hoofdelijke omslag over alle leden indienen. De ledenvergadering besluit hierover na advies van de FK.

5.3.7 Wanneer de ledenvergadering besluit tot een hoofdelijke omslag, moet deze worden betaald binnen twee maanden nadat dit besluit genomen is. Hierop zijn de bepalingen in artikel 2.2.10 van toepassing.

5.4 Donateurs

5.4.1 Donateurs zijn zij, die de vereniging in een boekjaar ten minste een door de ledenvergadering vastgesteld minimumbedrag hebben gegeven met als oogmerk als donateur aangemerkt te worden.

5.4.2 De naam van een donateur wordt medegedeeld op de eerstvolgende ledenvergadering na hun eerste donatie, tenzij de donateur wenst anoniem te blijven.

5.4.3 Donateurs die lid zijn geweest hebben op aanvraag recht op toezending van een periodiek verslag van de gang van zaken binnen de vereniging.

5.5 Betalingsvoorwaarden

5.5.1 De vervaldatum voor het betalen van de contributie valt op de laatste dag voor de desbetreffende termijn ingaat.

5.5.2 Wanneer het lidmaatschap wordt beëindigd is de betrokkene verplicht al zijn financiële verplichtingen aan de vereniging binnen twee maanden na te komen.

5.5.3 De penningmeester stelt de dag vast waarop een financiële verplichting aan de vereniging voldaan moet zijn, voor zover dit niet elders vastgesteld is. Een lid dient ten minste één maand voor de dag waarop een financiële verplichting aan de vereniging voldaan moet zijn van deze verplichting op de hoogte gesteld te worden.

5.5.4 Wanneer een lid op de dag waarop een financiële verplichting aan de vereniging voldaan moet zijn hieraan niet voldaan heeft, wordt dit lid zo spoedig mogelijk een eerste herinnering gestuurd.

5.5.5 Wanneer een lid twee weken na het versturen van een eerste herinnering betreffende een financiële verplichting aan de vereniging aan deze verplichting niet voldaan heeft, verstuurt de penningmeester zo spoedig mogelijk een tweede herinnering. Wanneer een lid twee weken na het versturen van deze tweede herinnering betreffende de financiële verplichting aan de vereniging aan deze verplichting nog steeds niet voldaan heeft, dan verstuurt de penningmeester zo spoedig mogelijk een derde herinnering en heeft de penningmeester het recht om een boete van maximaal tien procent van het te betalen bedrag op te leggen.

5.5.6 Wanneer een lid twee weken na het versturen van een derde herinnering betreffende een financiële verplichting aan de vereniging aan deze verplichting niet voldaan heeft, kan het bestuur het lidmaatschap van de betrokkene opzeggen. Deze opzegging wordt uitgevoerd dertig dagen na de datum waarop de schriftelijke kennisgeving van dit besluit aan de betrokkene is verstuurd, tenzij de betrokkene voor deze datum tegen dit besluit schriftelijk beroep aantekent bij het bestuur. Bij ontvangst van een bezwaarschrift besluit de eerstvolgende ledenvergadering bij meerderheid of de opzegging door het bestuur mag worden uitgevoerd. Het bestuur maakt melding van een opzegging door de vereniging op deze gronden op de eerstvolgende ledenvergadering en stelt de ledenvergadering van de motieven op de hoogte.

5.5.7 De penningmeester van het bestuur besluit over gehele of gedeeltelijke vrijstelling van financiële verplichtingen aan de vereniging. Hij besluit ook over uitstel van betaling betreffende voornoemde verplichtingen. Vrijstelling en uitstel kunnen worden verleend in geval van onvermogen of overmacht. De penningmeester is ten aanzien van vrijstelling, uitstel en correspondentie hierover geen verantwoording verschuldigd aan de ledenvergadering. Hij is verplicht deze gegevens vertrouwelijk te behandelen.

5.5.8 Degene die enige financiële verplichting aan de vereniging niet of niet tijdig nakomt, kan er door de penningmeester met alle wettige middelen toe worden genoodzaakt dit wel te doen. De kosten daarvan komen voor rekening van de nalatige.

5.6 Financiële bevoegdheden

5.6.1 Toestemming van de ledenvergadering is vereist voor:

a. het aanvaarden, kopen, verkopen, leasen en huren van onroerende goederen en/of registergoederen;

b. uitgaven die het bedrag van 500 euro overschrijden. Hierbij wordt de goedkeuring van een begroting ook erkend als toestemming.

5.6.2 De ledenvergadering kan voor specifieke uitgaven een doorlopende ontheffing verlenen voor de verplichting tot het aanvragen van toestemming. Voor al deze zaken dient een advies van de FK gevraagd te worden.

5.6.3 Van uitgaven die het bedrag van 250 euro overschrijden, dient op de eerstvolgende ledenvergadering melding te worden gemaakt.

5.6.4 Voor het aangaan van geldleningen is toestemming van de FK en de ledenvergadering vereist.

5.7 Kassier en boekhouder

5.7.1 Er is minstens één kassier die de uitgaven en ontvangsten van de vereniging controleert. De kassier wordt, na advies van de FK, aangesteld door de ledenvergadering. De kassier is verantwoording verschuldigd aan de ledenvergadering.

5.7.2 De kassier bepaalt, in overleg met de FK, de manier waarop van financiële transacties verslag gedaan wordt.

5.7.3 De kassier bepaalt in overleg met de kascommissie welke controlemaatregelen nodig zijn en hoe de controle uitgevoerd wordt. Het bestuur en de verenigingscommissies zijn verplicht ten behoeve van deze controle alle gevraagde inlichtingen te verschaffen, desgewenst de kas en de waarden te tonen, en inzage in de boeken en bescheiden te geven.

5.7.4 Er is minstens één boekhouder die de aangeleverde financiële gegevens van de vereniging verwerkt. De boekhouder wordt na advies van de FK aangesteld door de ledenvergadering en dient ter ondersteuning van de financiële taken van het bestuur. De boekhouder is verantwoording verschuldigd aan de ledenvergadering. De boekhouder dient vertrouwelijke informatie als zodanig te behandelen.

6 Slotbepalingen

6.1 Wijzigingen en inwerkingtreding

6.1.1 Het huishoudelijk reglement kan door de ledenvergadering worden gewijzigd, zoals geregeld in de statuten.

6.1.2 Dit huishoudelijk reglement treedt in werking op de dag na goedkeuring door de ledenvergadering.

6.2 Dispensatie

6.2.1 Behoudens het geregelde in artikel 6.2.2 kan in noodgevallen van een artikel of een gedeelte van een artikel van de reglementen dispensatie worden verleend door de ledenvergadering. De tijdsduur van de dispensatie moet bij de verlening ervan nauwkeurig worden aangegeven. Dispensatie kan alleen worden verleend voor een tijdsperiode na het besluit tot dispensatie. Een besluit tot dispensatie kan slechts worden genomen indien twee derde van de aanwezige en vertegenwoordigde stemgerechtigden zich hiervoor uitspreekt.

6.2.2 Dispensatie kan niet worden verleend van hoofdstuk 1 en hoofdstuk 6. Dispensatie kan niet worden verleend van artikelen indien hierdoor strijdigheid met de Wet en/of de statuten zou optreden.