20-01-2021

Doelen van dit document

Dit document dient als:

  • Register van verwerkingsactiviteiten
  • Gegevensbeschermingsbeleid
  • Privacydocument

van Open Jongerenvereniging de Koornbeurs (hierna: O.J.V. de Koornbeurs), gevestigd te Voldersgracht 1 2611 ET Delft.

Verwerking van persoonsgegevens

O.J.V. de Koornbeurs verwerkt niet-incidenteel persoonsgegevens van de volgende personen:

  • Leden;
  • Kennismakers;
  • Oud-leden;
  • In de sociëteit van O.J.V. de Koornbeurs optredende artiesten;
  • Donateurs;
  • Personen die gedeelten van de sociëteit afhuren (zaalhuur).

O.J.V. de Koornbeurs verwerkt daarnaast incidenteel gegevens over het gedrag van lastige bezoekers.

O.J.V. de Koornbeurs kan cameratoezicht instellen op plekken in de sociëteit waar niet-incidenteel vandalisme voorkomt.

O.J.V. de Koornbeurs bewaart gegevens voor geschiedkundige en statistische doeleinden, zoals het bijhouden van het historisch verloop van het ledenaantal.

Onder persoonsgegevens wordt verstaan: de gegevens genoemd onder “Grondslag van verwerking persoonsgegevens”.

Grondslag van verwerking persoonsgegevens

Van leden en kennismakers worden naam- en contactgegevens, waaronder adres, telefoonnummer, emailadres en geboortedatum verwerkt. Verder worden aanwezigheid op ledenvergaderingen, het uitvoeren van vrijwillige personeelsdiensten en lidmaatschap van groeperingen en commissies geregistreerd. Ook worden financiële gegevens die noodzakelijk zijn voor het innen van contributie en andere betaalverplichtingen verwerkt, zoals rekeningnummer en de lopende schulden.

Leden en kennismakers geven bij aanvang van kennismakerschap toestemming voor het verwerken van deze gegevens. Zij zijn verplicht wijziging van naam- en contactgegevens bij wijziging door te geven aan het bestuur, omdat deze gegevens noodzakelijk zijn voor communicatie met de leden.

Van in de sociëteit optredende artiesten worden de persoonlijke gegevens verwerkt, die wettelijk verplicht verwerkt moeten worden bij het betalen van gage.

Van personen die gedeelten van de sociëteit huren worden contactgegevens en financiële gegevens die noodzakelijk zijn voor het sluiten van een zaalhuurovereenkomst en de administratie en betaling van de zaalhuur geregistreerd.

Cameratoezicht wordt gebruikt voor het gerechtvaardigd belang van het beschermen van de eigendommen van O.J.V. de Koornbeurs. Wanneer er cameratoezicht plaatsvindt, zullen de bezoekers hiervan worden geïnformeerd.

Doelen van verwerking

De contactgegevens van leden en kennismakers worden voor de volgende doelen gebruikt:

  • Informeren over gebeurtenissen in de vereniging.
  • Oproep tot inschrijving voor vrijwillige personeelsdiensten.

De contactgegevens van oud-leden worden gebruikt voor het volgende doel:

  • Informeren over activiteiten voor oud-leden.

De financiële gegevens van leden, kennismakers, donateurs en personen die gedeelten van de sociëteit afhuren worden voor het volgende doel gebruikt:

  • Innen en administratie van contributie, donaties en overige gelden.

Gegevens over het gedrag van lastige bezoekers worden voor het volgende doel gebruikt:

  • Informeren politie over incidenten.
  • Het eventueel weigeren binnen te laten van deze bezoekers.

Cameratoezicht wordt gebruikt voor:

  • Het identificeren van hen die opzettelijk schade toebrengen aan eigendommen van O.J.V. de Koornbeurs.

Verantwoordelijken voor verwerking

De secretaris van het bestuur is verantwoordelijk voor de verwerking van naam- en contactgegevens van leden.

De penningmeesters van het bestuur zijn verantwoordelijk voor de verwerking van de financiële gegevens van leden. Tevens zijn de penningmeester(s) van het bestuur verantwoordelijk voor de verwerking van zowel de financiële als de persoonlijke gegevens van donateurs.

De commissaris gebouw van het bestuur is verantwoordelijk voor de opnames die gemaakt zijn bij cameratoezicht.

Verstrekking gegevens

Naam- en contactgegevens van leden en kennismakers zijn openbaar voor alle leden en kennismakers. Het is mogelijk een verzoek in te dienen voor het niet openbaar maken van deze gegevens bij de secretaris van het bestuur. De gegevens zullen dan enkel voor het bestuur, de kassiers en de boekhouders toegankelijk gemaakt worden.

Financiële gegevens zijn enkel toegankelijk voor de penningmeesters van het bestuur, de kassiers, de boekhouders en de FK (Een controle orgaan bestaande uit op z’n minst (oud)-penningmeesters, boekhouders en kassiers). Zij hebben een geheimhoudingsplicht omtrent financiële gegevens van leden, donateurs en kennismakers.

Uitzondering op het bovenstaande is de kascontrolecommissie, die op aanvraag tot alle gegevens toegang heeft, zoals bij wet en reglementen geregeld. De kascontrolecommissie heeft geheimhoudingsplicht over alle gegevens waar zij toegang tot hebben, behalve als het openbaar maken van die gegevens noodzakelijk is voor het uitvoeren van haar door de wet en de statuten en reglementen van de Koornbeurs vastgestelde taken.

Beveiligingsmaatregelen

O.J.V. de Koornbeurs zorgt ervoor dat de persoonlijke gegevens binnen de vereniging blijven.

De opnames gemaakt bij cameratoezicht worden versleuteld opgeslagen voor een periode van maximaal vier weken, waarna ze automatisch zullen worden verwijderd. Ze zullen alleen worden ingezien door het bestuur na toestemming van de kassiers.

Rechten van personen

Men heeft te allen tijde recht op inzage en dataportabiliteit van de verwerkte gegevens. Men heeft het recht op rectificatie en aanvulling van deze gegevens. Men heeft recht op verwijdering van gegevens indien deze niet langer meer nuttig zijn voor historisch of statistisch onderzoek.

Men kan tot het bovenstaande schriftelijk en elektronisch verzoeken, waarna het verzoek zo snel mogelijk maar binnen de wettelijke termijn van een maand zal worden uitgevoerd.

Controle

O.J.V. de Koornbeurs is geen overheidsinstantie, observeert mensen niet op grote schaal en verwerkt geen bijzondere persoonsgegevens. Hierom heeft O.J.V. de Koornbeurs geen functionaris voor de gegevensbescherming.

Indien een persoon van mening is dat zijn rechten omtrent privacy en gegevensbescherming worden geschonden, zoals beschreven in dit document, de statuten en reglementen der O.J.V. de Koornbeurs, en besluiten van de ledenvergadering van O.J.V. de Koornbeurs, kan hij dit melden bij de volgende personen en instanties:

  • De persoon of groepering die de rechten schendt (hierna: de rechtenschender), die verplicht is de rechtenschending op te heffen.
  • Het bestuur, in het bijzonder de commissaris intern, die de rechtenschender instrueert de rechtenschending op te heffen en volgens de reglementen der O.J.V. de Koornbeurs eventueel verdere stappen tegen de rechtenschender te neemt.
  • De senaat, die de rechtenschender adviseert de rechtenschending op te heffen en volgens de reglementen der O.J.V. de Koornbeurs eventueel verdere stappen tegen de rechtenschender te neemt.
  • De ledenvergadering, zoals beschreven in de reglementen der O.J.V. de Koornbeurs.
  • De Autoriteit Persoonsgegevens.